Wilt u een groot evenement organiseren dat mogelijk overlast geeft voor de omgeving of de regio en het verkeer? Bijvoorbeeld een house/dancefeest of de Sinterklaasintocht? Dan is een vergunning nodig. Deze vergunning vraagt u aan via het digitale formulier. Vraag uw vergunning zo vroeg mogelijk, maar uiterlijk 12 weken voor aanvang van (de opbouw van) het evenement aan.
Meesturen met uw aanvraag
Bij het aanvragen van de vergunning stuurt u het volgende mee:
- Plattegrond
- Programma
- Draaiboek
- Tentboek
Vul ook de volgende plannen in op het formulier:
- Veiligheidsplan
- Verkeersplan
- Beveiligingsplan
- Gezondheidsplan
U kunt het digitale formulier tussentijds opslaan.
Lees hier meer informatie over de documenten die u mee moet sturen.
Uw aanvraag
De gemeente Schiedam beoordeelt vervolgens uw aanvraag:
- We kijken of het formulier compleet is ingevuld en of we alle benodigde stukken en gegevens hebben ontvangen. Als een aanvraag niet compleet is, informeren we u en geven we een hersteltermijn. incomplete aanvragen kunnen wij niet beoordelen.
- We beoordelen welke risico’s aan het evenement zijn verbonden en of uw evenement een A-, B- of C-evenement is. Hierbij kijken we naar het aantal bezoekers, de doelgroep, de activiteiten, het schenken van alcohol, de duur van het evenement, de grootte en locatie van het terrein, de op te richten bouwwerken en de parkeerdruk.
- We beoordelen of u voldoende noodzakelijke orde- en veiligheidsmaatregelen treft. Als dit onvoldoende is en er is ook onvoldoende politiecapaciteit beschikbaar dan mag de burgemeester de aanvraag weigeren (artikel 2:25, tweede lid van de APV).
Meld op tijd!
Heeft u de aanvraag voor een evenement buiten de termijn van 12 weken ingediend? Dan nemen we de aanvraag niet in behandeling. Dat betekent dat het evenement niet door mag gaan. Vindt het evenement toch plaats? Dan treedt de gemeente handhavend op.
Het vervolg
- Bij C-evenementen werken we aan een integraal advies van alle betrokken partijen. Nadat de aanvraag is ingediend vindt elke 2 weken een dienstenoverleg plaats. Dit is een overleg met de organisator en de verschillende diensten. Tijdens dit overleg bespreken zij het (concept) draaiboek, de aanvraag, de algemene voorschriften en de eventuele evaluatie van het voorgaande jaar.
- Na het indienen van de aanvraag (tijdens de inzagetermijn) vindt zo snel mogelijk een tweede evenementoverleg plaats met u en de diensten. Na dit overleg kunt u wenselijke wijzigingen uitwerken en kunnen de adviserende diensten hun adviezen (zienswijzen) opstellen. Deze zienswijzen moeten maximaal 10 werkdagen ná het evenementenoverleg binnen zijn bij de gemeente. Als de gemeente binnen die tijd geen zienswijzen ontvangt, gaan we er vanuit dat er geen bezwaar is tegen het evenement en dat er geen extra eisen bij komen. Als we geen zienswijzen ontvangen, heeft u nog een maand de tijd om eventuele laatste aanpassingen door te voeren.
- We streven ernaar om de vergunning uiterlijk 2 weken voor aanvang van het evenement te verlenen (met het oog op mogelijk bezwaar). In de vergunning staan naast de standaardvoorschriften de gemaakte afspraken tussen u, gemeente en diensten. Het nakomen van deze afspraken door u is een vergunningvoorwaarde.
Dienstenoverleg
Voorafgaand aan het evenement vinden dienstenoverleggen plaats op het stadskantoor (Stadserf 1). U ontvangt hiervoor uitnodigingen. Hierbij bent u aanwezig en de eventuele professionele beveiligingsorganisatie en de diensten (in ieder geval Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond, Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR), politie, Toezicht & Handhaving (T&H) en de gemeente. Tijdens dit overleg bespreken we de ontvangen vergunningsaanvraag en wat u nog moet regelen en aanleveren om een vergunning te ontvangen.
Schouw
Eén dag voor en op elke dag van een C-evenement vindt een ‘schouw’ plaats op het evenemententerrein. Hierbij bent u aanwezig en de eventuele professionele beveiligingsorganisatie en de diensten (in ieder geval Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond, Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR), Toezicht & Handhaving (T&H), politie en de gemeente. We kijken of u voldoet aan de vergunningvoorschriften. Tijdens dit overleg bespreken we de loop van het evenement tot dat moment, of er aanvullende maatregelen nodig zijn en wat de bijzonderheden van de komende evenementdag zijn. Afspraken die we tijdens deze overleggen maken zijn bindend voor u en kunt u zien als aanvullende vergunningvoorschriften.
Voorschriften
Bij het organiseren van een evenement gelden voorschriften. Lees meer informatie over:
- Algemene voorwaarden
- Inrichting, op- en afbouw en opruimen evenementlocatie
- Verkeer en bereikbaarheid
- Muziek en overig geluid
- Veiligheid en beveiliging
- Verstrekking consumpties/zwak alcoholhoudende drank
- Brandveiligheid
- Begin- en eindtijden van het evenement
- Het gebruik van plastic
Evaluatie
We evalueren elk C-evenement. We evalueren bij voorkeur binnen twee weken, maar uiterlijk binnen vier weken na afloop van het evenement. U bent aanwezig bij de evaluatie.
Regionale planningskalender
Organiseert u een C-evenement? Dan ontvangt u het opvolgende jaar een brief van de gemeente. Gaat u het evenement opnieuw organiseren? Dan vragen wij u om vóór 8 oktober aan te geven op welke datum of data uw evenement plaatsvindt. De Veiligheids Regio Rotterdam en de politie bekijken de spreiding, samenloop en capaciteit van alle evenementen die plaatsvinden in de regio. Medio december stellen zij de regionale kalender vast. Past uw evenement niet op de regionale kalender? Dan informeren zij u hierover.
Subsidie
U kunt subsidie aanvragen als uw evenement bijdraagt aan de subsidiedoelen van de gemeente. Kijk voor meer informatie over het aanvragen van een subsidie op deze webpagina. Let op: Bij het verlenen van een subsidie heeft u een vergunning nodig. Krijgt u uiteindelijk geen vergunning? Dan moet u de subsidie terug betalen.
S’DAM
Uw Evenement kan bijdragen aan de promotie van de stad. Samen bekijken we de mogelijkheden om uw evenement te promoten via het stadsmerk S’DAM.
Kosten
De kosten voor het aanvragen van een vergunning voor een C-evenement bedraagt €550,80. Gaat u ook zwak-alcoholhoudende drank schenken, dan zijn de kosten voor een ontheffing €24,35.
Heeft u vragen?
Of twijfelt u welk type evenement u gaat organiseren? Neem dan contact op via het contactformulier of via telefoonnummer 14 010