Als u een evenement organiseert, zijn hier de volgende algemene voorwaarden aan verbonden:
- U bent verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid op en om de locatie(s) waar de evenementactiviteiten plaatsvinden.
- Als er een incident plaatsvindt of heeft plaatsgevonden dan moet u dit meteen melden bij de gemeente Schiedam via telefoonnummer 14010. Bel bij acute problemen 112. Neem daarna contact op met de crisismanager van de gemeente Schiedam via telefoonnummer 06-43696275.
- Tijdens en na het incident moet u alle aanwijzingen van handhavingsambtenaren opvolgen (artikel 5:11, Algemene wet bestuursrecht). Dit zijn functionarissen van politie, VRR, brandweer of GHOR, toezichthouders en de functionarissen en crisismanager van de gemeente Schiedam.
- Vooraf en tijdens het evenement kunnen handhavingsambtenaren een controle uitvoeren. Zij controleren of het evenement voldoet aan de (ontheffings)voorschriften en algemene voorwaarden. U moet de handhavingsambtenaren op ieder moment onbeperkte toegang verlenen tot alle ruimten.
- Er moet (een kopie) van de vergunning of het meldingsformulier en eventuele ontheffingen aanwezig zijn tijdens het evenement. Deze moet u overleggen als de handhavingsambtenaren hier naar vragen.
- U bent ervoor verantwoordelijk dat alle deelnemers aan het evenement op de hoogte zijn van de standaardvoorschriften en van de specifieke vergunning/ontheffingsvoorschriften (voor zover van toepassing en noodzakelijk). Communiceer de huisregels bijvoorbeeld op een bord bij de entree van het festivalterrein.
- U of uw verantwoordelijke moet tijdens de op- en afbouw van het evenement en tijdens het evenement aanwezig zijn op de evenementlocatie.
- U of uw verantwoordelijke moet tijdens de op- en afbouw van het evenement en tijdens het evenement telefonisch bereikbaar zijn op een vooraf opgegeven mobiel telefoonnummer (via de vergunningsaanvraag).
- Afhankelijk van het type evenement moeten voldoende personen vanuit uw organisatie aanwezig zijn op de evenementlocatie, herkenbaar en aanspreekbaar voor de handhavingsambtenaren. In de vergunning geven wij aan hoeveel personen dit zijn.
- Eventuele horecaondernemers die deelnemen aan uw evenement moeten allemaal tijdens de op- en afbouw van het evenement en tijdens het evenement telefonisch bereikbaar zijn op een vooraf opgegeven mobiel telefoonnummer (via de vergunningsaanvraag).
- U moet eventuele omwonenden van de evenementlocatie per brief informeren over uw evenement. U moet hierbij uw mobiele telefoonnummer vermelden waarop u tijdens de op- en afbouw van het evenement en tijdens het evenement bereikbaar bent.
- De activiteiten van het evenement mogen alleen plaatsvinden op de tijden en locaties zoals zijn aangegeven op de vergunning of in het meldingsformulier.
- De burgemeester kan (een deel van) het evenement afgelasten als de weersomstandigheden zo slecht zijn dat dit gevaarlijk is voor de openbare orde. U bent zelf verplicht het weerbeeld in de gaten te houden en op tijd maatregelen te treffen of het evenement af te lasten om de veiligheid van de deelnemers en bezoekers te garanderen.
- U en eventueel deelnemende partijen moeten zich maximaal inspannen om schade aan de evenementlocatie en eigendommen van de gemeente te voorkomen. Eventuele kosten van ontstane schade kan op u verhaald worden.
- U vrijwaart de gemeente Schiedam voor alle aanspraken op vergoeding van eventuele schade. U moet een verzekeringspolis overleggen waaruit blijkt dat alle schade, die voortkomt uit het gebruik van de vergunning, gedekt is.
- De Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) is van toepassing bij het organiseren van evenementen. Dit betekent dat evenementen gepubliceerd moeten worden zodat omwonenden inzage hebben en hun bezwaar en beroep kunnen geven. Dit hoeft niet bij meldingsplichtige evenementen
- Volgens de Wabo is voor het oprichten van een bouwwerk een omgevingsvergunning nodig. Een bouwwerk is elke constructie van enige omvang van hout, steen, metaal of ander materiaal dat direct of indirect met de grond verbonden is of steun vindt. Tenten, overkappingen, vlonders, podia en tribunes vallen niet onder een bouwwerk en daar is dan ook geen omgevingsvergunning voor nodig.
- Tijdens evenementen controleren medewerkers van Toezicht en handhaving van de gemeente:
- De inrichting van de tijdelijke bouwwerken op het evenement
- De geluidsproductie bij (grootschalige) evenementen, eventueel in samenwerking met DCMR Milieudienst Rijnmond
- De gemeentelijke evenementenvergunning
- Tijdens (grootschalige) evenementen houden zij toezicht door extra inzet van politie en de lichtblauwe brigade (Toezicht & Handhaving).
- Als Toezicht en handhaving een overtreding constateert moet u dit direct (laten) aanpassen.