Wilt u een groter evenement organiseren met overlast voor de omgeving en/of gevolgen voor het verkeer? Bijvoorbeeld Proef de Plantage, het IDDF, Foodtruck Festival, een kermis, corso, fanfare of optocht? Dan is een vergunning nodig. Deze vergunning vraagt u aan via het digitale formulier. Vraag uw vergunning zo vroeg mogelijk, maar uiterlijk 8 weken voor aanvang van (de opbouw van) aan.
Meesturen met uw aanvraag
Bij het aanvragen van de vergunning stuurt u het volgende mee:
- Plattegrond
- Draaiboek
- Programma
- Brief aan omwonenden
Afhankelijk van de overlast voor verkeer en omgeving vult u ook het veiligheidsplan, verkeersplan en gezondheidsplan in op het digitale formulier. U kunt het digitale formulier tussentijds opslaan.
Lees hier meer informatie over de documenten die u mee moet sturen.
Uw aanvraag
De gemeente Schiedam beoordeelt vervolgens uw aanvraag:
- We kijken of het formulier compleet is ingevuld en of we alle benodigde stukken en gegevens hebben ontvangen. Als uw aanvraag niet compleet is, informeren we u en geven we een hersteltermijn. Onvolledige aanvragen kunnen we inhoudelijk niet beoordelen.
- We beoordelen welke risico’s aan het evenement zijn verbonden en of uw evenement een A-, B- of C-evenement is. Hierbij kijken we naar het aantal bezoekers, de doelgroep, activiteiten, het schenken van alcohol, de duur van het evenement, grootte en locatie van het terrein, op te richten bouwwerken en de parkeerdruk.
- We vragen bij B-evenementen advies aan de afzonderlijke hulpdiensten zoals de Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond (VRR), DCMR Milieudienst Rijnmond, Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR). Daarnaast wordt er een dienstenoverleg georganiseerd, waarbij de aanvrager wordt uitgenodigd om een toelichting te geven aan de adviserende diensten.
- We betrekken omwonenden bij de aanvraag als er bepaalde overlastrisico’s zijn. Direct na indiening publiceert de gemeente de aanvraag in het Nieuwe Stadsblad en via www.digitalebekendmakingen.nl. De aanvraag met bijbehorende stukken ligt twee weken ter inzage bij het omgevingsloket van het Klant Contact Centrum (stadskantoor). Omwonenden kunnen dan hun opmerkingen geven in een zienswijze. U moet vervolgens eventueel extra maatregelen treffen. Na de inzage neemt de gemeente een besluit.
Meld op tijd!
Heeft u de aanvraag voor een evenement buiten de termijn van 8 weken ingediend? Dan nemen we de aanvraag niet in behandeling. Dat betekent dat het evenement niet door mag gaan. Vindt het evenement toch plaats? Dan treedt de gemeente handhavend op.
Het vervolg
U ontvangt zo snel als mogelijk een reactie van ons. Hierin leest u wat we nog missen en welke punten u moet aanpassen. Vraag uiterlijk 8 weken voor aanvang uw volledige aanvraag aan. Voorafgaand aan evenement ontvangt u de definitieve vergunning.
Dienstenoverleg
4 en 2 weken voorafgaand aan het evenement vindt een dienstenoverleg plaats op het stadskantoor (Stadserf 1). Hierbij bent u aanwezig en de eventuele professionele beveiligingsorganisatie en de diensten (in ieder geval Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond, Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR), politie, Toezicht & Handhaving (T&H) en de gemeente). Tijdens dit overleg bespreken we de ontvangen vergunningsaanvraag en wat u nog moet regelen en aanleveren om een vergunning te ontvangen.
Schouw
Eén dag voorafgaand en op elke dag van een B-evenement vindt er een ‘schouw’ plaats op het evenemententerrein. Hierbij bent u aanwezig en de eventuele professionele beveiligingsorganisatie en de diensten (in elk geval Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond, Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR), politie, Toezicht & Handhaving (T&H) en de gemeente). Tijdens dit overleg bespreken we onder andere de actuele ontwikkelingen rond het evenement. Ook stellen we vast of er nog aanvullende maatregelen nodig zijn en of er nog bijzonderheden voor het evenement nodig zijn. Alle afspraken die we tijdens deze overleggen maken zijn bindend. U kunt ze dan ook zien als aanvullende vergunningvoorschriften.
Voorschriften
Bij het organiseren van een evenement gelden voorschriften. Lees meer informatie over:
- Algemene voorwaarden
- Inrichting, op- en afbouw en opruimen evenementlocatie
- Verkeer en bereikbaarheid
- Muziek en overig geluid
- Veiligheid en beveiliging
- Verstrekking consumpties/zwak alcoholhoudende drank
- Brandveiligheid
- Begin- en eindtijden van het evenement
- Het gebruik van plastic
Evaluatie
We evalueren bijna alle B-evenementen. We evalueren bij voorkeur binnen twee weken, maar uiterlijk binnen vier weken na afloop van het evenement. U bent aanwezig bij de evaluatie.
Regionale planningskalender
Organiseert u een B-evenement? Dan ontvangt u het opvolgende jaar een brief van de gemeente. Gaat u het evenement opnieuw organiseren? Dan vragen wij u om vóór 8 oktober aan te geven op welke datum of data uw evenement plaatsvindt. De Veiligheids Regio Rotterdam en de politie bekijken de spreiding, samenloop en capaciteit van alle evenementen die plaatsvinden in de regio. Medio december stellen zij de regionale kalender vast. Past uw evenement niet op de regionale kalender? Dan informeren zij u hierover.
Subsidie
U kunt subsidie aanvragen als uw evenement bijdraagt aan de subsidiedoelen van de gemeente. Leer meer informatie over het aanvragen van een subsidie. Let op: Bij het verlenen van een subsidie heeft u een vergunning nodig. Krijgt u uiteindelijk geen vergunning? Dan moet u de subsidie terug betalen.
S’DAM
Uw Evenement kan bijdragen aan de promotie van de stad. Samen bekijken we de mogelijkheden om uw evenement te promoten via het stadsmerk S’DAM.
Kosten
De kosten voor het aanvragen van een vergunning voor een B-evenement bedraagt € 461,75. Gaat u ook zwak-alcoholhoudende drank schenken, dan zijn de kosten voor een ontheffing € 24,35.
Heeft u vragen?
Heeft u nog verdere vragen of twijfelt u over welk type evenement u wilt gaan organiseren? Neem dan gerust contact met ons op via het contactformulier of via telefoonnummer 14 010.