Bij het organiseren van verkiezingen verwerkt de gemeente Schiedam persoonsgegevens van iedereen die helpt op de stembureaus of bij de centrale telling. In deze privacyverklaring leest u wat dit voor u betekent. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect gekoppeld kunnen worden aan u als persoon. Meer informatie over deze term vindt u hier. Voor de algemene privacyverklaring van de gemeente Schiedam kunt u op deze pagina terecht.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd wat het gebruik van persoonsgegevens voor het organiseren van de verkiezingen voor u als vrijwilliger van een stembureau
(stembureaulid/voorzitter/teller) betekent. Voor meer informatie over de organisatie van verkiezingen kunt u op deze pagina raadplegen.

Waarom verzamelt de gemeente persoonsgegevens en voor welke doeleinden worden deze gegevens verwerkt?

De gemeente heeft op basis van de wet de taak verkiezingen te organiseren. Hiervoor kunt u zich opgeven als vrijwilliger (stembureaulid, voorzitter, plaatsvervangend voorzitter, telleider, teller en proces verbaal schrijver). Op grond van deze wettelijke plicht en op basis van uw aanmelding waarbij u zich beschikbaar stelt voor een bepaalde functie, verwerkt de gemeente Schiedam uw persoonsgegevens. Uw gegevens worden voor de volgende doelen gebruikt:

  • Een functie/rol tijdens de verkiezingen te kunnen vervullen;
  • Communiceren over uw werkzaamheden tijdens de verkiezingen;
  • Te controleren of iemand stembureaulid mag zijn;
  • Een dossier bij te houden;
  • De bijbehorende wettelijke verplichting tot benoeming door de burgemeester te kunnen afhandelen;
  • Eventueel vergoedingen te kunnen uitbetalen;
  • De wettelijk verplichte training te kunnen aanbieden (bijvoorbeeld een e-learning);
  • Uitnodiging voor volgende verkiezing te versturen om weer als vrijwilliger aan de slag te gaan.

Zonder verwerking van persoonsgegevens kunnen posities als vrijwilliger van een stembureau niet worden ingevuld. Mocht u de precieze vindplaats willen weten, dan is de grondslag te vinden in artikel 6 lid 1 sub b en artikel 6 lid 1 sub c AVG, samen met artikel E 4 lid 1 en 2 Kieswet en artikel N 10 lid 2 Kieswet.

Welke persoonsgegevens verwerkt de gemeente?

De gemeente verwerkt in het kader van de hierboven genoemde doelen de volgende gegevens:

  • NAW-gegevens;
  • Geboortedatum;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer;
  • BSN;
  • IBAN-nummer (voor het uitbetalen van een vergoeding, indien van toepassing);
  • Arbeidsgegevens (wel/geen ambtenaar);
  • Aanwezigheidsregistratie bij trainingen of andere activiteiten;
  • Functie/rol tijdens de verkiezingen;
  • Handtekening op proces-verbaal.

Hoe lang bewaart de gemeente uw persoonsgegevens?

De gemeente bewaart persoonsgegevens voor bovenstaande doelen niet langer dan noodzakelijk of conform (sectorspecifieke) wetgeving, indien deze van toepassing. Dit betekent concreet:

  • Het besluit met betrekking tot de benoeming van stembureauleden wordt tot 1 jaar na de vervaldatum van het besluit bewaard. Bij opzegging worden de gegevens direct verwijderd.
  • Gegevens met betrekking tot de uitbetaling van vergoedingen worden 7 jaar bewaard op grond van een wettelijke plicht (artikel 2:10 lid 3 BW).
  • De handtekening van stembureauleden/voorzitters op het proces-verbaal van de verkiezingsuitslagen wordt tot drie maanden nadat over de gekozenen is beslist op grond van artikel O 4 lid 1 Kieswet bewaard. De fysieke processen-verbaal worden vervolgens ambtelijk vernietigd. De uitslagen van de verkiezingen blijven online beschikbaar, maar daarop is uw handtekening niet zichtbaar.
  • In de applicatie ‘Het Verkiezingsportal’ (‘Het Ledenportal’) worden uw gegevens bewaard voor het geval u zich in de toekomst weer wilt aanmelden voor een functie op het stembureau.

Met wie worden mijn gegevens gedeeld?

  • Uw naam en telefoonnummer worden gedeeld met de voorzitter(s) van het stembureau waar u aan de slag gaat.
  • Daarnaast worden gegevens die betrekking hebben op de uitbetaling van de vergoedingen, indien van toepassing, gedeeld met de Belastingdienst.
  • De gegevens worden opgeslagen in het systeem voor registratie van stembureauleden, genaamd ‘Het Verkiezingsportal’, voor u toegankelijk via schiedam.stembureauleden.nl (‘Het Ledenportal’). In deze applicatie kunt u uw eigen gegevens inzien en aanpassen. Op het stembureau wordt gebruik gemaakt van de ‘Stemhulp’. In de Stemhulp wordt de bezetting van de stembureauleden ingevoerd.
  • Uw naam en e-mailadres worden gedeeld met het Kenniscentrum van de gemeente Schiedam t.b.v. de enquête na afloop.

De gemeente Schiedam sluit (verwerkers)overeenkomsten met de partijen die gegevens verwerken voor de gemeente. Indien sprake is gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid of sprake is van uitwisselingen of samenwerkingen tussen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken, zullen daartoe passende overeenkomsten tussen partijen worden gesloten.

Wat zijn uw rechten?

Als uw gegevens worden verwerkt, heeft u volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) een aantal rechten. Denk bijvoorbeeld aan het recht
om gegevens die de gemeente van u verwerkt te in te zien, onjuiste gegevens te corrigeren en – wettelijke uitzonderingen daargelaten – uw gegevens te laten verwijderen. Op deze pagina wordt uitgelegd welke rechten u precies heeft en kunt u lezen op welke manier u uw rechten kunt uitoefenen.

Welke beveiligingsmaatregelen worden genomen om uw persoonsgegevens te beschermen?

De gemeente probeert te voorkomen dat iemand die daar geen recht op heeft: 

  • Toegang krijgt tot uw gegevens krijgt;
  • Uw gegevens kan veranderen;
  • Uw gegevens openbaar kan maken.

Dit doet de gemeente door bijvoorbeeld:

  • Multifactorauthenticatie toe te passen op applicaties die worden gebruikt;
  • De toegang tot computersystemen te controleren;
  • De toegang tot computersystemen alleen te geven aan personen die dit mogen en of een geheimhoudingsplicht hebben;
  • Overeenkomsten te sluiten met derde partijen die persoonsgegevens voor de gemeente verwerken.

Deze maatregelen zijn opgenomen in ons informatiebeveiligingsbeleid en voldoen aan de beveiligingsnormen zoals vastgesteld in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Vragen?

Indien u vragen heeft aan het Team Verkiezingen: bel de gemeente op via 14010 en vraag naar de projectleider verkiezingen. Of stuur een e-mail naar @email.

Indien u vragen heeft over hoe de gemeente met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u contact opnemen via dit formulier.

Bent u niet tevreden over het handelen van de gemeente bij het omgaan met uw privacy of het verwerken van uw persoonsgegevens? Of vindt u dat de gemeente uw
persoonsgegevens ten onrechte heeft verwerkt? Dan kunt u een klacht indienen bij de gemeente Schiedam via de procedure voor klachtbehandeling. Meer informatie over het indienen van klachten vindt u op deze pagina.

Natuurlijk staan we graag voor u klaar wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van wetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder. Klik op de link voor meer informatie over de Autoriteit Persoonsgegevens.