Bij het aanvragen van een evenementenvergunning moet u verschillende documenten meesturen. Dit is per type evenement verschillend. Kijk bij de typen evenementen welke documenten u mee moet sturen. Op deze pagina vindt u informatie over de mee te sturen documenten:
- Draaiboek
- Plattegrond evenementlocatie
- Veiligheidsplan
- Verkeers- en mobiliteitsplan
- Beveiligingsplan
- Gezondheidsplan
- Brief aan omwonenden en aan bedrijven in de buurt
- Gegevens en constructietekeningen bouwwerken
- Tentboek
Draaiboek
Voor een C-evenement is een evenementplan verplicht, voor A- en B- evenementen is het wenselijk. In een evenementplan staat:
- Beschrijving van het evenement
- Omschrijving van de evenementactiviteiten
- Data en tijden van het evenement (openings-, aanvangs- en sluitingstijden)
- Op- en afbouwactiviteiten, inclusief data en tijden van de opbouw en afbouw
- Programma
- Namen en mobiele telefoonnummers van de eind- en deelverantwoordelijken (organisator van het evenement, uitvoerende instanties bij het evenement) en aanspreekpunten tijdens het evenement
Plattegrond evenementlocatie
Bij het organiseren van een buitenevenement moet u een plattegrond van de evenementlocatie meesturen. Bij meldingsplichtige- en A- en B- evenementen mag dit een globale plattegrondtekening op schaal zijn. Gebruik hiervoor de plattegrondbijlage bij het digitale formulier. Bij C-evenementen is een digitale tekening op schaal vereist.
Geef het volgende op de plattegrond aan:
- Ingang(en), uitgang(en) en nooduitgang(en) met doorgangsbreedte
- Terreinindeling (bebouwing, paden, wegen, obstakels)
- Situatie, indeling en inrichting van tijdelijke bouwwerken (tent, podium, tribune)
- Eventueel stoelenplan
- Blusmiddelen en eventueel aanwezige bluswatervoorzieningen
- Locatie nood- en transparantverlichting
- Energiebronnen voor koken/bakken/braden
- Aansluiting en locatie elektriciteitsvoorziening(en) en noodstroomvoorziening
- Eventuele verwarmingsbronnen van de tenten
- Bewakingsopstelling beveiligers
- Route bereikbaarheid
- EHBO-post(en)
- Opslagplaats van gasflessen + de stofnaam
Veiligheidsplan
Hierin staan de veiligheidsmaatregelen rond:
- Beveiliging
- Gezondheid
- Brandveiligheid
- Calamiteiten
- Alcoholgebruik
Verkeers- en mobiliteitsplan
Hierin staan de maatregelen rond:
- Toestroom en leegloop
- Parkeren en stallingen
- Openbaar en georganiseerd vervoer
- Afsluiting van wegen en bijbehorende omleidingen
- Hekken en bordenplan
- Inzet van verkeersregelaars
Beveiligingsplan
Hierin staat:
- Het aantal beveiligers
- De taken van de beveiligers
- De communicatiemiddelen die de beveiligers gebruiken
Gezondheidsplan
Hierin staat:
- Het aantal EHBO’ers
- De inrichting van een EHBO post
- Hygiëne richtlijnen voor eetkramen
Brief aan omwonenden en aan bedrijven in de buurt
Hierin staat:
- De evenementactiviteiten
- Op- en afbouwactiviteiten en –tijden
- Muziek/geluidsbelasting
- Eventuele afzettingen
- Onttrekkingen van parkeerplaatsen
- Alternatieve rijroutes
- Parkeermogelijkheden
- Contactgegevens van de organisatie en één of meer telefoonnummers waarop de organisatie altijd te bereiken is
Gegevens en constructietekeningen bouwwerken
Hierin staat van alle tijdelijke bouwwerken van enige omvang (podia, tribunes):
- Bouwkundige gegevens
- Eventuele brandveiligheidsgegevens
- Constructietekeningen
De constructietekeningen moet een dwarsdoorsnede en vooraanzicht bevatten en een tekening van de bouwkundige componenten waaruit een bouwwerk bestaat. Vraag de verhuurder bij de inhuur van materiaal om de technische gegevens en tekeningen. Stuur deze gegevens en tekeningen mee met uw aanvraag.
Tentboek
De verhuurder van de tent levert een tentboek aan u. Stuur dit tentboek mee met uw aanvraag In een tentboek staat:
- Naam van leverancier, fabrikant en als de tent buiten de EU is geproduceerd, de importeur
- Naam van eigenaar of verhuurder (dit is degene die de tent plaatst)
- Een constructieve berekening van de tent
- Gebruikte materialen (keuringsrapport)
- Vermelding van het extra gewicht dat kan worden opgehangen, op welke plaats en op welke manier
- Vermelding tot welke weerssituatie (wind en sneeuw) verblijf in de tent veilig is
- Tekening van de tent in maximale vorm
- Kwaliteitsverklaring van het brandgedrag van het tentdoek
- Openingsrichting en materiaal van de nooduitgangen zoals harde deuren op tentdoek
- Bij gebruik van tritiumborden als vluchtwegsignalering: een rapport met de herkenningsafstand volgens NEN 6088, de bepaling van de zichtbaarheid en de vervangingsdatum (‘replace-date’)
- Een document waarin staat dat de constructie van de tent nooit zo mag worden aangetast dat de constructieve veiligheid in het geding komt. Bijvoorbeeld dat dwarsverbanden, grondankers, ballasten, palen en spanten niet mogen worden verwijderd.